Comment traiter une demande de réservation en espace privatisé ?

🔍 Identifier les réservations en espace privatif

Elles sont clairement identifiées par le type “Privé” dans votre liste de réservations.
Les demandes “À valider” (statut jaune) apparaissent en tête de liste. Vous disposez de 24 heures pour initier l’échange avec le Rider ou pré-approuver la demande.

🖱️ Ouvrir le détail et le chat

Cliquez n’importe où sur la ligne pour accéder au détail de la réservation et au module de chat.
Vous pouvez échanger avec le Rider sur :
- Les horaires ou la durée.
- Le nombre de participants ou la disposition.
- Les services complémentaires (café, matériel, formules).
- Le tarif (si vous proposez un ajustement).

📌 Important :

Vous pouvez échanger vos coordonnées si nécessaire, mais la plateforme reste propriétaire du booking.

Toute tentative de détournement ou manque de transparence (ex : réservation hors plateforme, tarif caché) peut entraîner des sanctions.

🛠️ Modifier la réservation

Vous pouvez ajuster plusieurs éléments tant que la réservation n’est pas confirmée :

📅 Dates et horaires
👥 Nombre de participants et disposition
📦 Formule sélectionnée
💰 Tarif
🧃 Services additionnels

✅ Ces modifications sont instantanées et visibles par le Rider, il peut les accepter ou les modifier à son tour.

✅ Pré-approuver la réservation

Si votre espace est disponible, cliquez sur “Pré-approuver” → le statut passe à “Approuvée”.
Un email est envoyé au Rider : il sait que la salle est réservée pour lui, mais il doit encore confirmer (et payer).
Vous pouvez encore modifier les détails de la réservation à ce stade.

💡 Pré-approuver = “Je garde l’espace pour vous, à vous de confirmer.”

⚡ Validation instantanée : pas d’action requise

Si vous avez activé la pré-approbation automatique, les réservations sont acceptées sans intervention manuelle : vous n’avez rien à faire !

✅ Le Rider reçoit immédiatement l’information par email et dans la plateforme.

⚠️ Attention : Si vous n’êtes pas disponible, annulez la réservation dès que possible. Si le Rider la confirme, votre acceptation vous engage. Un délai de réaction trop long peut entrainer des annulations et nuire à votre réputation.

❌ Décliner la réservation

Si vous n’êtes pas disponible, cliquez sur “Décliner la réservation”.
Renseignez un motif et Validez → le statut passe à “Rejetée”.
Un email est envoyé au Rider avec votre motif.

🔄 Si le Rider modifie une réservation approuvée

Vous devez réapprouver la nouvelle version (même si c’est un simple changement d’horaire). La réservation revient en statut “En attente”.
Une fois approuvée de nouveau, la réservation passe en statut “Acceptée” jusqu’à sa confirmation.

🟢 Confirmation finale : la réservation est validée

Lorsque le Rider confirme et paie, la réservation passe à “Confirmée”.
Vous recevez un email de confirmation : la réservation est ferme.
Les conditions d’annulation s’appliquent désormais au Rider. Les conditions d’annulation appliquées sont celles qui étaient sélectionné au moment où l’utilisateur a initié sa demande.
Impossible de modifier les éléments de la réservation (dates, tarif, participants, formules).
Vous pouvez ajouter des services, mais pas en retirer.
Le numéro de téléphone du Rider est alors affiché dans le détail de la réservation.

✅ Bonnes pratiques :

Répondez aux demandes “À valider” dans les 24h max.
Utilisez le chat pour clarifier les besoins : cela réduit les annulations.
Soyez précis dans vos tarifs et services pour éviter les malentendus.
Activez la pré-approbation automatique si vous avez une disponibilité régulière et prévisible, ou que vous utilisez un calendrier connecté à OfficeRiders.

Besoin d’aide pour configurer vos règles, gérer vos réservations ou comprendre les sanctions ? Contactez le support OfficeRiders, nous sommes là pour vous accompagner.